リスト型タスク管理に不満な人は「マインドマップ」を使えばいい

マインドマップというと、ブレストや議論の整理などに
使われている方が多いと思いますが、私は今このマインドマップを
「タスク管理」に使ってみています。

使っているマインドマップツールはこれ

Xmind


それまでタスク管理は、Googleの「ToDoリスト」を
使っていたのですが、次の不満がありました。
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＜不満＞
・リスト表示なのでタスク同士の関連がわかりにくい
・細かい補足情報を併記しにくい

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マインドマップを使って、タスクを管理することで、
次のようなメリットが生まれました。

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＜メリット＞
・案件に対してタスクがまとまるので、タスク関連性がわかりやすい
・案件が発生した時点で、マインドマップ上でタスクを洗い出せる
（タスク管理上でブレストして、そのままタスクへ落とす）
・タスクに関する情報も、マインドマップにまとめて入力
・上から優先というわけでは無いので、その日の状況に応じて
　優先順位を練るタイミングが出来る

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最後のメリットは、リストの上から順にこなしたい人には、

デメリットにもなるかもですね。
私にとっては、日々の状況が流動的だったりするので、
こういうタイミングが出来ることは、マンネリ化の防止にもなるので良いです。


そして、このマップを「クラウド化」してしまうとさらに便利。
クラウド化の手順は次の通り。
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＜Xmindクラウド化＞
・「Dropbox」上にファイルをアップ
・（Androidアプリですが）「Mindjet」でXmindファイルを開いて編集可能

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これでスマホでいつでもどこでも、タスク整理＆ブレストです。

興味のある方は、是非お試しあれ。

自分自身をマルチタスク化する3つのポイント

「マルチタスク」というのは、パソコン処理などで2つ以上の作業（処理）を平行して行うことをいいます。

人間の生活でも、マルチタスクは行われています。
誰にでも、心当たりがあるでしょう。

洗濯機を回しながら、洗い物。
お鍋で一品煮込んでいる間に、もう一品の下ごしらえ。
電車移動中に本を読む。
会議中に居眠り、、（は違うかも）

これらも「マルチタスク」です。

「今やっている事の他に、何かが行われている状態」を作り出すことがマルチタスクの勘所です。

マルチタスクを意識すると、様々な場所でマルチタスクできることが見つかります。

今回は、マルチタスクを見つけるポイントを紹介してみます。

＜1.他人に任せるタスクを先に処理する＞

タスクをこなせる人は「自分」か「他人」にいません。

「他人にお願いすべきこと」は最優先で準備して依頼を済ませてしまうとよいです。

これで、自分以外のところでタスクが消化される状態を作り出せます。

＜2.機械に任せてオート化できるタスクを作る＞

皿洗い、掃除、洗濯など、家事のオート化をしている人は多いと思います。

オート化できる機械は導入したほうが得な場合が多いです。

情報収集もオート化できる部分があります。

例えば私は、「Googleアラート」や「ソーシャルブックマーク」を使います。

「Googleアラート」はキーワードを設定しておくと、そのキーワードに該当するWeb上の更新情報やニュースなどを勝手に拾ってきてくれます。

なので、いちいち検索を行う手間も省けます。

ソーシャルブックマークは、Web上で管理するブックマークで、誰がどのページにブックマークしたのかを集約したものになります。
「はてなブックマーク」や「Yahoo!ブックマーク」などがあります。

つまり、複数の人の力で集約された情報が集まってくるのかソーシャルブックマークです。
流れてくる情報をウォッチしておくだけで、たくさんのサイトから、より良い情報のみをチェックするのに役立ちます。

情報収集はこれに任せつつ、他の事をしましょう。
ちなみに、Googleリーダーを使うとこれらの情報を一元管理することができます。

＜3.耳だけを使うタスクを考える＞

オーディオブックや対談などは、耳で聞けさえすれば良いのでマルチタスクに向いています。
耳だけで行えるタスクを探して、他のタスクと組み合わせると良いです。

私は最近、勝間和代さんとちきりんさんの対談
（http://kazuyomugi.cocolog-nifty.com/private/2011/05/521ustream-vs-c.html）
のUstreamについて「聞き」ながら家の掃除をしてました。
動画だからといって目を使う必要は無いわけです。
逆に、目を使うものはマルチタスクに不向きです。

マルチタスクできることは探してみると、結構たくさんあります。

是非意識して「マルチタスク」してみてください。